La gestión de pedidos mediante «pick and pack» es un modelo en el que un almacén recibe y almacena tus productos y, a continuación, para cada pedido de un cliente, selecciona los artículos, los embala y los envía. El proveedor se encarga de todo el proceso de envío para que tú no tengas que hacerlo. Si estás sopesando externalizar esto a China, conviene comprender primero los mecanismos, ya que la expresión abarca más detalles operativos de lo que la mayoría de la gente espera, y es precisamente en esos detalles donde residen el coste y la calidad.
Cómo funciona el proceso de preparación de pedidos, en cinco pasos
Recibir y revisar
Llegan las cajas de tu proveedor. El personal cuenta las unidades, comprueba que no haya daños y etiqueta o aplica un código de barras a cada SKU para que el sistema sepa qué hay en las estanterías y dónde se encuentra. Es también en este momento cuando se detectan las discrepancias con tu orden de compra: una falta de stock registrada en el momento de la recepción es un problema del proveedor, no un misterio que surja más adelante.
Almacenar y realizar un seguimiento
El stock se coloca en las estanterías y se registra en un sistema de gestión de almacenes. Podrás ver los niveles de stock en tiempo real y configurar alertas de stock bajo, en lugar de tener que hacer conjeturas. Los buenos sistemas también registran los números de lote, lo cual es importante si alguna vez necesitas rastrear un lote defectuoso hasta su origen.
Cantidad por pedido
Cuando se recibe un pedido, el sistema indica al encargado de la preparación de pedidos a qué ubicaciones debe acudir. El encargado recoge los artículos y las cantidades exactas correspondientes a ese pedido concreto. La eficiencia de este paso depende totalmente de la distribución del almacén y de si el software planifica las rutas de recogida de forma adecuada.
Empaqueta para proteger (y ajustar el tamaño)
El encargado del embalaje envuelve los artículos frágiles, elige una caja o un sobre que se adapte al contenido sin dejar espacio vacío innecesario y añade la etiqueta de envío y la documentación aduanera correspondiente. Es importante elegir el tamaño adecuado: un paquete más pequeño suele suponer unos gastos de envío menores, mientras que una documentación aduanera mal cumplimentada puede provocar que el paquete se quede retenido en la frontera. El embalaje es el aspecto por el que el cliente juzga la calidad del servicio de logística.
Enviar y notificar
La empresa de transporte recoge el paquete, se pesa y se escanea, y se envía un número de seguimiento tanto a tu tienda como a tu cliente. El ciclo se cierra. Desde el punto de vista del cliente, esto es exactamente igual que hacer un pedido en una tienda local, y ese es precisamente el objetivo.
Los métodos de recogida de los que oirás hablar
Selección de piezas (discreta)
Se prepara un pedido cada vez, de principio a fin. Es un método sencillo y preciso para volúmenes reducidos, pero lento y costoso cuando los pedidos se acumulan. Es lo que se hace en un garaje, y no es escalable más allá de unas pocas docenas de pedidos al día.
Preparación de pedidos por lotes y por zonas
La preparación de pedidos por lotes agrupa varios pedidos para que el operario recoja los artículos comunes en un solo recorrido. La preparación de pedidos por zonas divide el almacén en áreas, en las que cada operario se encarga de su zona y los pedidos circulan entre ellas. Ambos métodos reducen el tiempo de desplazamiento en comparación con la preparación de pedidos por unidades y son los pilares de las operaciones de tamaño medio.
Recogida por oleadas
Los pedidos se envían en oleadas programadas, equilibrando la carga de trabajo de los preparadores y los horarios de recogida de los transportistas. Es el método más organizado y el que utilizan los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) más consolidados de China para volúmenes elevados. La preparación de pedidos por oleadas es lo que permite a un almacén prometer una hora límite para envíos en el mismo día y cumplirla realmente.
Preparación de pedidos frente a preparación de kits y frente a agrupación de pedidos
Preparación de pedidos frente a preparación de kits
El proceso de «pick and pack» envía los productos tal y como están. La preparación de lotes (kitting) agrupa varios artículos en una única unidad premontada —un set de regalo, un kit de inicio— que se almacena y envía como una sola referencia (SKU). La preparación de lotes es un paso adicional previo al embalaje y suele conllevar un coste de mano de obra propio.
Preparación de pedidos frente a agrupación de pedidos
Consolidación combina varios envíos entrantes de proveedores en una sola caja de salida dirigida a ti. El proceso de preparación y embalaje toma las existencias que ya se encuentran en el almacén y envía los pedidos individuales a tus clientes. La consolidación abastece al almacén; la preparación y el embalaje lo vacían. Son los extremos opuestos de un mismo flujo.
Lo que automatizan los buenos proveedores
Enrutamiento de pedidos gestionado por software
La diferencia entre un proveedor aficionado y un auténtico 3PL radica principalmente en el software. Los pedidos deberían importarse automáticamente desde tu tienda, enviarse a los encargados de la preparación sin necesidad de introducirlos manualmente y remitir los datos de seguimiento sin que tengas que estar pendiente de ello. Si un proveedor espera que le envíes los pedidos por correo electrónico, eso es una señal de alarma disfrazada de ventaja.
Controles de calidad que detectan los errores en una fase temprana
La verificación mediante escáner en el momento del embalaje, la comprobación del peso según el pedido y la confirmación mediante fotografía, si se solicita, reducen la tasa de envíos con artículos erróneos. Estos pasos añaden unos segundos por pedido y evitan un reembolso y una reseña negativa. Pregunta qué verificación lleva a cabo realmente un proveedor, no lo que afirma en su folleto.
Señales de que ya has superado la etapa de la realización personal
El volumen de pedidos te está consumiendo todo el día
Si la preparación de pedidos te lleva habitualmente hasta bien entrada la noche, o si pierdes las recogidas de los transportistas debido al volumen, el ahorro en mano de obra es todo tuyo, aunque se te haya cobrado un salario inadecuado. Ese suele ser el momento en el que un almacén empieza a amortizarse, en lugar de suponer un gasto adicional. El factor decisivo no es un número concreto de pedidos, sino el momento en que la gestión de pedidos deja de ser una simple tarea y se convierte en un trabajo en sí mismo.
Vendes a través de más de un canal
Cuando un mismo SKU se envía a un marketplace, a tu propia tienda y al mercado mayorista, la introducción manual de datos multiplica los errores. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) conectado sincroniza todos los canales y mantiene la información de stock actualizada en todos ellos, algo en lo que una hoja de cálculo falla silenciosamente en cuanto aumenta el volumen. La venta multicanal es la forma más rápida de dejar atrás los procesos manuales.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el proceso de «pick and pack» en términos sencillos?
Un modelo de gestión de pedidos en el que un almacén recibe y almacena tus productos y, a continuación, para cada pedido de un cliente, selecciona los artículos, los embala y los envía, encargándose de todo el proceso de envío por ti.
¿Cuáles son los principales métodos de preparación de pedidos?
Por unidad (un pedido cada vez), por lote (varios pedidos preparados a la vez), por zona (los preparadores trabajan en áreas asignadas) y por oleada (lotes que se envían según un calendario). La opción más adecuada depende del volumen de pedidos y del número de referencias.
¿Cuál es la diferencia entre «pick and pack» y «kitting»?
El proceso de «pick and pack» consiste en preparar y embalar los productos existentes tal y como están. El «kitting» consiste en agrupar varios artículos en una única unidad de venta antes de su envío.
¿El «pick and pack» es lo mismo que el «dropshipping»?
No del todo. En el dropshipping, los envíos se realizan directamente desde el fabricante sin necesidad de tener existencias. En el «pick and pack», se utiliza el stock que ya tienes almacenado en un almacén.