Antes de trasladar el stock a un almacén en China, calcula el coste total, no solo la tarifa de preparación por pedido. Esta guía desglosa lo que cobran realmente los proveedores y las partidas que suelen sorprender a quienes se inician en este proceso. Se complementa con nuestra Guía completa sobre la externalización y el Lista de comprobación para la selección de proveedores. La cuestión no es disuadirte de recurrir a China, sino evitar que compares una tarifa de recogida china con una tarifa «todo incluido» occidental y te convenzas de un ahorro que las empresas de almacenamiento y transporte marítimo se encargan de contrarrestar discretamente.
Resumen de las comisiones
La mayoría de los presupuestos de preparación y embalaje en China combinan cinco elementos básicos: almacenamiento mensual, recepción de mercancías, una tarifa de preparación por pedido, materiales de embalaje y transporte de salida. Algunos añaden además una cuota fija de cuenta o una cuota mínima mensual. El orden es importante: la tarifa de preparación es lo más destacado, pero el almacenamiento y el transporte suelen ser los factores que determinan si el mes ha sido rentable.
Gastos de almacenamiento y recepción
Almacenamiento en almacén (por m³ o palé)
El almacenamiento suele facturarse por metro cúbico (m³) al mes o por plaza de palé. Las tarifas aumentan en función de la climatización, si el apilamiento se realiza en estanterías o en el suelo, y del tiempo que permanece el stock almacenado. El stock de baja rotación es el que, sin que te des cuenta, hace que la factura por almacenamiento se dispare, así que guarda solo lo que se vende. Pregunta cómo varían las tarifas al superar los distintos tramos de volumen: un pequeño aumento del stock puede superar un umbral y disparar la factura al completo.
Recepción y etiquetado de mercancías entrantes
Cuando llegan los cartones, es posible que tengas que pagar una tarifa de recepción por cartón o por hora de manipulación, además de cargos por etiqueta si el almacén aplica códigos de barras a tus SKU. Pregunta si el etiquetado está incluido o se factura por separado; suele ser una partida independiente que un presupuesto puede ocultar al omitirla. La recepción es también el momento en el que se deben fotografiar y registrar los productos dañados que llegan, y algunos proveedores también cobran por ese servicio.
Gastos de preparación y embalaje por pedido
Tarifa de preparación por artículo
La tarifa básica suele aplicarse por pedido, más un recargo por cada artículo adicional. Un pedido de un solo artículo cuesta menos que uno de cinco. Las tiendas con un gran número de referencias (SKU) deben analizar esto con detenimiento, ya que es el número de artículos, y no el de pedidos, lo que determina el importe. Una tienda que venda lotes pagará una tarifa muy diferente a la de una que envíe unidades sueltas, incluso con el mismo volumen de pedidos.
Embalaje y materiales
Las cajas, los sobres de envío, el material de relleno y la cinta adhesiva se facturan por paquete o por material utilizado. El uso de embalajes del tamaño adecuado (tal y como se explica en nuestra Resumen del proceso de preparación de pedidos y embalaje) reduce directamente esta partida y los gastos de transporte que la acompañan. Los materiales son uno de los pocos costes que se pueden reducir adoptando mejores hábitos, más que mediante una mejor negociación.
Los envíos al extranjero y los gastos que la gente suele pasar por alto
Mercancías procedentes del almacén de China
Los gastos de envío desde China al país de tu cliente son independientes de la tarifa de recogida y varían en función del peso, las dimensiones y el servicio (exprés o económico). A menudo, este es el coste individual más elevado y el que más depende de la elección del embalaje. También es la partida que más se ve afectada por tus negociaciones con el transportista, así que pregunta qué tarifas tiene ya el proveedor en lugar de dar por hecho que pagarás el precio de venta al público.
Comisiones de la cuenta, rentabilidad y importes mínimos
Presta atención a las cuotas mensuales de la cuenta o de la plataforma, al cargo mínimo mensual (que hay que pagar incluso en los meses de menor actividad), a las tasas de gestión de devoluciones y a los recargos por artículos de gran tamaño. Se trata de gastos legítimos, pero que es fácil pasar por alto en un cálculo aproximado. El cargo mínimo es el más engañoso: convierte un mes tranquilo en un coste mínimo garantizado.
Una forma rápida de calcular tu gasto mensual
Empieza por multiplicar los pedidos previstos por la tarifa por pedido, suma el coste medio de almacenamiento del mes, los materiales por paquete y el transporte de salida, y luego añade cualquier mínimo fijo. Haz el cálculo para un mes de baja actividad y otro de máxima actividad: la tarifa mínima pesa mucho cuando el volumen baja, por lo que la cifra del mes de baja actividad es la más importante. Si el total del mes de baja actividad sigue siendo inferior a tu coste actual, el modelo es seguro; si solo funciona en el mes de máxima actividad, estás apostando tu negocio a que haya un buen trimestre.
Un ejemplo práctico del coste mensual
Las hipótesis
Tomemos como ejemplo a un pequeño vendedor que gestiona 300 pedidos al mes, con una media de 1,4 artículos por pedido, que envía principalmente paquetes de un solo artículo de unos 0,5 kg a EE. UU. y la UE, y que mantiene unas existencias de aproximadamente 2 m³. El almacenamiento a una tarifa representativa, una tarifa de preparación por pedido más un pequeño recargo por artículo adicional, unos costes de materiales modestos y un transporte transfronterizo económico dan como resultado una cifra que se puede calcular con exactitud, en lugar de tener que hacer conjeturas.
A dónde va el dinero
En ese escenario, los gastos de preparación y embalaje suelen representar una parte menor de la factura; el almacenamiento y el transporte de salida, juntos, suelen ser los principales gastos, y el coste del transporte aumenta con cada gramo que el embalador deja en la caja. La lección no es que China sea barata, sino que la tarifa de preparación no es lo que hay que optimizar. Si se reducen los gastos de transporte y almacenamiento, el mes sale bien; si se regatea la tarifa de preparación, solo se ahorra calderilla.
Cómo reducir los gastos de preparación y embalaje
Elige el tamaño adecuado para tu embalaje
La caja influye tanto en el coste del material como en los gastos de envío que conlleva. Analiza tus envíos más habituales y elige el sobre más pequeño que proteja el artículo. Un embalaje más compacto puede hacer que un envío pase a una franja de peso inferior y, al mismo tiempo, reducir la partida de gastos por paquete: un cambio poco habitual que permite recortar dos costes a la vez. El embalaje es la medida más rentable y que menos esfuerzo requiere de todas las que tienes a tu alcance.
Racionalizar las referencias de baja rotación
El almacenamiento se factura por espacio, por lo que cada unidad almacenada supone un cargo recurrente. Reduce o reubica el stock obsoleto en lugar de dejar que ocupe espacio en las estanterías pagado mes tras mes. Reducir el número de referencias y agilizar su gestión suele reducir la factura total más que regatear la tarifa de preparación de pedidos. La forma más rápida de reducir los costes en la gestión de pedidos suele ser una liquidación de existencias.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la tarifa habitual por servicios de preparación y embalaje en China?
La mayoría de los proveedores cobran por pedido más por cada artículo recogido, además de la tarifa mensual de almacenamiento. Los gastos de gestión por pedido suelen situarse en un rango bajo de un solo dígito en dólares estadounidenses, pero las tarifas varían en función del tamaño y la complejidad de los artículos.
¿A qué cargos ocultos debo prestar atención?
La recepción de mercancías, el etiquetado con códigos de barras, los importes mínimos de cuenta, la gestión de devoluciones y los recargos por artículos de gran tamaño son las sorpresas más habituales.
¿El almacenamiento se cobra por palé o por volumen?
Existen ambos modelos: por palé o por espacio en estantería, o por metro cúbico. Pregunta cuál se aplica, ya que influye en el coste a medida que varía el stock.
¿Cómo puedo calcular mi gasto mensual?
Multiplica los pedidos previstos por la tarifa por pedido, suma los gastos de almacenamiento correspondientes al inventario medio, más los materiales y el transporte, y, a continuación, incluye cualquier mínimo fijo.