Por qué los compradores realizan un control de calidad antes de que la mercancía salga en avión
Los problemas más costosos en la importación son los que se detectan después de que el envío salga de China: cantidades erróneas, unidades dañadas, productos que no se corresponden con la muestra o embalajes que no aguantarán el viaje. Cada uno de ellos cuesta más que el precio del producto: el transporte, los aranceles y el tiempo ya se han gastado. Un control de calidad en el almacén de China detecta estos problemas antes de que se abone el transporte internacional. Para los compradores, es una medida de seguridad habitual a la hora de tratar con proveedores nuevos o no contrastados. Para los proveedores, es un punto de referencia claro que evita disputas tras el envío y permite soluciones locales a bajo coste: un pequeño paso que protege a ambas partes.
Esta guía te explica en qué consiste realmente un control de calidad en un almacén de China, qué porcentaje de tu pedido se revisa y cuándo la tasa de inspección resulta claramente ventajosa, tanto si eres el comprador como el proveedor.
Qué abarca un control de calidad en un almacén
Una inspección profesional en un almacén de China abarca los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta antes de una mudanza internacional:
- Cantidad. Se abren las cajas y se cuentan las unidades para cotejarlas con el pedido, lo que permite detectar los envíos incompletos mientras el proveedor aún puede subsanarlos.
- Aspecto y acabado. Se comprueba que las unidades no presenten arañazos, discrepancias de color, errores de impresión ni defectos evidentes, comparándolas con las especificaciones acordadas o con la muestra aprobada.
- Muestreo de funciones. Se comprueba el funcionamiento básico de una muestra de unidades, lo cual varía según el producto: se encienden los aparatos electrónicos, se comprueban las costuras y las tallas de las prendas y se comprueba que los accesorios se ajusten correctamente.
- Estado del embalaje. Se revisan las cajas de cartón, las cajas interiores y el material de amortiguación, ya que un embalaje defectuoso durante el transporte provoca daños que el proveedor achacará al transportista.
El resultado es un informe con fotos: lo que se ha comprobado, lo que ha superado la inspección y lo que no. Recibes ese informe antes de que se envíe la mercancía, por lo que cualquier problema implica una decisión, no una sorpresa.
Cuánto se comprueba: recuento completo, función de muestreo
La inspección supone un equilibrio entre la certeza y el coste. El recuento 100% de cada unidad es el procedimiento estándar y resulta económico, ya que el recuento es rápido. Rara vez merece la pena realizar pruebas de funcionamiento en 100% unidades, por lo que se lleva a cabo mediante muestreo: se comprueba el funcionamiento de un porcentaje fijo del pedido, a menudo entre el 5 y el 10%, y los resultados se extrapolan a todo el lote. Si la muestra presenta un índice de fallos elevado, la comprobación se amplía a una muestra mayor o a un recuento completo del lote afectado.
La proporción exacta depende del producto y del proveedor. A los nuevos proveedores se les aplica un control de muestras más estricto. A los productos de alto valor se les aplica un control de muestras más estricto. A los proveedores habituales que hayan realizado envíos sin incidencias se les puede relajar la proporción. La cuestión es que el control se adapta al riesgo, y el informe indica qué es lo que se ha comprobado realmente.
El lugar que ocupa la inspección en el proceso de recepción
El control de calidad es una de las etapas de un proceso de recepción más amplio, y funciona mejor cuando el almacén se encarga de toda la secuencia. Los paquetes llegan de los proveedores a la dirección del almacén en China, se registra cada uno de ellos, se cuentan y se comprueban las mercancías, y cualquier reempaquetado o agrupación se lleva a cabo antes de que salga el único envío internacional. El proceso paso a paso del uso del almacén, desde la facilitación de la dirección hasta el envío final, se describe en nuestro Guía para el uso de un almacén en Guangzhou, y el cheque se encuentra en proceso de tramitación, a la espera de ser recibido y enviado.
De esta forma, la inspección no supone ningún coste logístico adicional real, ya que la mercancía ya se encuentra en el almacén a la espera de ser agrupada. La comprobación se lleva a cabo simplemente mientras espera.
Cuando la tasa de inspección supone una clara ventaja
La inspección cuesta dinero, por lo que debe realizarse solo cuando el riesgo lo justifique. Hay cuatro situaciones en las que resulta claramente beneficiosa:
- Un nuevo proveedor. Es en el primer pedido donde se producen las discrepancias, ya que aún no has visto el lote de producción. Compruébalo.
- Mercancías de gran valor. Cuando el valor del producto supera con creces la tarifa de la inspección, incluso un índice de defectos reducido resulta más caro que la propia inspección.
- Pedidos de gran tamaño o frágiles. Los pedidos más grandes reducen el coste por unidad de la comprobación, y los productos frágiles hacen que las comprobaciones para detectar daños resulten especialmente valiosas.
- Pedidos con un plazo de entrega inamovible. Detectar un defecto tras el envío supone un retraso que no te puedes permitir. Detectarlo en el almacén permite solucionarlo antes de que se incurra en gastos de transporte.
En el caso de un pedido pequeño —repito, de escaso valor— a un proveedor de confianza, puede que el cheque no resulte rentable. En el caso de un primer pedido a un desconocido, casi siempre lo es.
Nota para los proveedores: Los controles de calidad no son solo para los compradores. Para ti, establecen un criterio de aceptación claro antes de que la mercancía salga de China, lo que evita disputas posteriores al envío y devoluciones injustificadas. Si se detectan defectos en el almacén, puedes subsanarlos o volver a embalar la mercancía in situ a bajo coste, lo cual resulta mucho más económico que gestionar las devoluciones en el extranjero. Apoyar de forma proactiva la inspección también transmite fiabilidad, lo que te ayuda a conseguir pedidos recurrentes de importadores cautelosos. Es un pequeño paso que protege a ambas partes.
Inspección y reempaquetado: solucionar los problemas antes de que se envíen
La comprobación también determina si es necesario volver a embalar la mercancía. Si los productos han llegado en cajas endebles o de gran tamaño, el almacén puede volver a embalarlos en una caja más compacta y resistente, lo que protege la mercancía y reduce el peso volumétrico en el tramo internacional. Nuestro Guía sobre el servicio de reenvasado en China Explica cómo el reempaquetado reduce los gastos de transporte; la inspección es lo que te permite saber si merece la pena reempaquetar. En el caso de las mercancías que requieren un cuidado especial, ambos servicios se combinan en un único envío preparado, en lugar de una caja llena de sorpresas.
Si el pedido lo gestiona un agente de envíos de almacén, la inspección forma parte de la misma entrega, por lo que el agente comunica el resultado de la comprobación antes de que se traslade la mercancía.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un control de calidad en China?
Cantidad respecto al pedido, aspecto y acabado, comprobación del funcionamiento en un porcentaje de las unidades y estado del embalaje. Recibirás un informe fotográfico con lo que se ha comprobado y lo que ha superado o no la comprobación.
¿Qué parte de mi pedido se inspecciona?
La cantidad suele contarse en su totalidad. El funcionamiento se comprueba en una muestra, que suele oscilar entre 5 y 10% de unidades, y los resultados se extrapolan al lote. Los nuevos proveedores y los productos de alto valor se someten a un muestreo más riguroso.
¿Merece la pena pagar por un control de calidad?
En el caso de un primer pedido a un nuevo proveedor, de mercancías de gran valor o de artículos frágiles, casi siempre merece la pena, ya que permite detectar problemas antes de que se haya gastado el coste del transporte. Sin embargo, en el caso de pequeños pedidos recurrentes a proveedores de confianza, puede que no resulte rentable.
¿Qué ocurre si en la inspección se detectan defectos?
Recibirás el informe antes de que se envíe la mercancía, por lo que podrás decidir si rechazas el lote, solicitas al proveedor que lo sustituya o lo aceptas con un descuento. La mercancía permanecerá en el almacén mientras se toma la decisión.
¿Se puede combinar la inspección con el reenvasado?
Sí. La comprobación se lleva a cabo mientras la mercancía espera a ser agrupada, y el mismo almacén puede reempaquetar las cajas en mal estado o de gran tamaño, protegiendo así la mercancía y reduciendo los gastos de transporte por volumen.