El envío desde Alibaba consta de cinco pasos: acordar los Incoterms, obtener un presupuesto de transporte, realizar la reserva y realizar el seguimiento, preparar la documentación aduanera, y recibir e inspeccionar la mercancía. El error más grave que cometen los principiantes es aceptar el precio de envío que ofrece la fábrica sin solicitar un segundo presupuesto.
Los 5 pasos
- Acuerda el Incoterm con el proveedor. Esto determina quién paga cada tramo y quién se encarga de los trámites aduaneros (véase la tabla siguiente).
- Pide al menos dos presupuestos de transporte. Uno de fábrica y otro de un trardinoenpdie eatsiinnte — Comparar las cifras totales.
- Reserva y sigue tu pedido. Confirma la compañía de transporte, el vuelo o el barco y un número de seguimiento que puedas facilitar a tus clientes.
- Preparar los documentos aduaneros. Factura comercial, lista de embalaje, conocimiento de embarque (B/L) y un certificado de origen (C/O) si tu mercado lo requiere.
- Recibir y comprobar. Comprueba que todo coincida con la lista de embalaje; presenta cualquier reclamación dentro del plazo establecido por el transportista.
Los Incoterms en un lenguaje sencillo
| Término | ¿Quién paga los envíos nacionales en China? | ¿Trámites de exportación? | Transferencias de riesgo… |
|---|---|---|---|
| EXW | Tú | Tú (técnicamente) | En las instalaciones del proveedor |
| FOB | Vendedor hasta el puerto | Vendedor | A bordo del buque |
| CIF | Vendedor hasta el puerto | Vendedor | A bordo del buque (el vendedor corre con los gastos de flete y seguro) |
| DDP | Vendedor (todo incluido) | Vendedor + destino | En tu puerta |
Fíjate en el error habitual: en «under» En condiciones FOB, el vendedor se encarga de los trámites de despacho de exportación, no el comprador. Si en un presupuesto se confunden estos conceptos, hay que cuestionar el resto del mismo. Comparamos los dos términos que más confusión generan en Nuestro desglose de EXW frente a FOB.
La regla de los 5 minutos
- Una muestra pequeña → envío directo desde fábrica o urgente, no te lo pienses demasiado.
- Volumen habitual, se busca control → agente de transporte + FOB.
- Si no quieres trámites de importación → DDP.
- Artículos ligeros y voluminosos → añadir Reembalaje según el plan.
En cuanto a la referencia de costes que subyace a cada paso, Nuestra guía principal sobre los gastos de envío en Alibaba compara tarifas, transportistas y coste total de entrega.
Documentos que debes tener — y qué consecuencias tiene no tenerlos
| Documento | Objetivo | Si hay algún error o falta algo |
|---|---|---|
| Factura comercial | Valor + partes + Incoterm | Valor incorrecto → litigio sobre los derechos de aduana o multa; discrepancia con el conocimiento de embarque → retención |
| Lista de equipaje | Número de piezas, dimensiones, pesos | Discrepancia con el conocimiento de embarque → retención en aduana |
| Conocimiento de embarque (B/L) | Contrato de transporte + título | Destinatario incorrecto → bloqueo de la entrega hasta que se corrija ($50–150); pérdida del original → garantía bancaria |
| Certificado de origen | Arancel preferencial / TLC | No se aplica el tipo del TLC; es posible que pudieras haberte ahorrado el arancel |
| ISF (EE. UU.) | Notificación de seguridad previa a la salida | Retrasado/incompleto → hasta $5.000 de penalización + retención |
| Entrada / CBP 7501 | Declaración aduanera formal | No habrá lanzamiento sin ello |
Los códigos HTS que figuran en la factura y en el ISF deben coincidir; un código incorrecto da lugar a sanciones por reclasificación. Este es el pilar fundamental del cumplimiento normativo en el que se basa nuestro Guía DDP.
Plantillas: los dos mensajes que todo principiante debería enviar
Para el proveedor (documentos):
“Hola, [Proveedor], por favor, prepara la factura comercial, la lista de embalaje y el conocimiento de embarque (B/L) indicando el Incoterm [FOB/DDP], el código HTS correcto [xxxx.xxxx] y nuestra empresa como destinatario. Envía la confirmación del ISF una vez presentado. Gracias, [Tu nombre]”
Al transportista (seguimiento + documentación):
“Hola, [transitario], por favor, envíanos el conocimiento de embarque, el aviso de llegada y la confirmación del ISF o de la declaración de importación correspondiente al envío [ref.]. Confirma el plazo de tiempo libre en el destino para que podamos recoger la mercancía antes de que empiecen a aplicarse las demoras. Gracias, [tu nombre]”
Casos extremos: cuando el flujo fluido se interrumpe
- Retención / inspección aduanera. Los exámenes aleatorios o marcados añaden días; deja un margen de tiempo antes de cualquier fecha de lanzamiento.
- Se ha perdido el conocimiento de embarque original. Sin ello (y sin un despacho por télex), el despacho requiere una garantía bancaria o una carta de indemnización, lo cual resulta lento y costoso. Es preferible el despacho por télex.
- Código HTS incorrecto.
- La reclasificación puede acarrear el cobro retroactivo de derechos de aduana más sanciones: hay que corregir el código en el momento de la cotización, no en la frontera.
- Daños ocasionados durante el transporte. Presenta la reclamación dentro del plazo establecido por la empresa de transporte (normalmente entre 3 y 7 días tras la entrega) y adjunta fotos; si no lo haces a tiempo, tendrás que asumir la pérdida.
Nota sobre la transparencia: El procedimiento paso a paso y la tabla de Incoterms se ajustan a los Incoterms 2020 y a las prácticas habituales de importación, según ha verificado el autor. Se ha utilizado un modelo de inteligencia artificial para ayudar en la estructura y la redacción. Confirma los requisitos documentales vigentes con tu agente de aduanas antes de publicar este documento.