Warum Käufer eine Qualitätsprüfung durchführen lassen, bevor die Ware versandt wird
Die kostspieligsten Probleme beim Import treten erst auf, nachdem die Sendung China verlassen hat: falsche Mengen, beschädigte Artikel, Produkte, die nicht dem Muster entsprechen, oder Verpackungen, die den Transport nicht überstehen. Jedes dieser Probleme kostet mehr als den Produktpreis – Frachtkosten, Zollgebühren und Zeitaufwand sind bereits angefallen. Eine Qualitätsprüfung im Lager in China deckt diese Probleme auf, bevor Sie die internationale Fracht bezahlen. Für Einkäufer ist dies eine Standardvorsichtsmaßnahme im Umgang mit neuen oder noch nicht geprüften Lieferanten. Für Lieferanten ist es ein klarer Maßstab, der Streitigkeiten nach dem Versand verhindert und kostengünstige Korrekturen vor Ort ermöglicht – ein kleiner Schritt, der beide Seiten schützt.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was eine Qualitätsprüfung in einem chinesischen Lager konkret umfasst, wie viel Prozent Ihrer Bestellung geprüft werden und wann sich die Prüfgebühr eindeutig lohnt – ganz gleich, ob Sie Käufer oder Lieferant sind.
Was eine Qualitätsprüfung im Lager umfasst
Eine professionelle Überprüfung in einem Lagerhaus in China umfasst alle wichtigen Punkte, die vor einem internationalen Umzug zu beachten sind:
- Anzahl. Die Kartons werden geöffnet und die Artikel anhand der Bestellung gezählt, wodurch zu geringe Liefermengen erkannt werden, solange der Lieferant diese noch beheben kann.
- Aussehen und Verarbeitung. Die Einheiten werden anhand der vereinbarten Spezifikation oder des genehmigten Musters auf Kratzer, Farbabweichungen, Druckfehler und offensichtliche Mängel überprüft.
- Funktionsabtastung. Eine Stichprobe der Artikel wird auf ihre Grundfunktionen geprüft, wobei diese je nach Produkt variieren: Bei Elektronikgeräten wird die Stromversorgung überprüft, bei Bekleidung werden Nähte und Passform kontrolliert und bei Beschlägen die Passgenauigkeit geprüft.
- Verpackungszustand. Kartons, Innenverpackungen und Polstermaterial werden überprüft, da Verpackungsmängel während des Transports zu Schäden führen, für die der Lieferant den Spediteur verantwortlich macht.
Das Ergebnis ist ein Bericht mit Fotos: Was wurde geprüft, was hat die Prüfung bestanden und was nicht? Sie erhalten diesen Bericht, bevor die Ware versandt wird, sodass ein Problem eine Entscheidung erfordert und keine Überraschung darstellt.
Umfang der Überprüfung: vollständige Überprüfung, Stichprobenverfahren
Bei der Prüfung geht es um einen Kompromiss zwischen Sicherheit und Kosten. Eine 100%-Zählung jedes einzelnen Teils ist Standard und kostengünstig, da das Zählen schnell geht. Funktionsprüfungen an 100% Einheiten lohnen sich selten, daher werden sie stichprobenartig durchgeführt: Ein fester Prozentsatz der Bestellung, oft 5 bis 10%, wird auf seine Funktion geprüft, wobei die Ergebnisse auf die gesamte Charge hochgerechnet werden. Wenn die Stichprobe eine hohe Fehlerquote aufweist, wird die Prüfung auf eine größere Stichprobe oder eine vollständige Zählung der betroffenen Charge ausgeweitet.
Das genaue Verhältnis hängt vom Produkt und vom Lieferanten ab. Bei neuen Lieferanten werden strengere Stichproben durchgeführt. Bei hochwertigen Waren werden strengere Stichproben durchgeführt. Bei Stammlieferanten, die bisher fehlerfreie Lieferungen erbracht haben, kann das Verhältnis gelockert werden. Entscheidend ist, dass die Prüfung dem Risiko angepasst ist und der Bericht Auskunft darüber gibt, was tatsächlich überprüft wurde.
Wo die Prüfung in den Wareneingangsablauf eingebunden ist
Eine Qualitätsprüfung ist ein Schritt innerhalb eines umfassenderen Wareneingangsprozesses und funktioniert am besten, wenn das Lager den gesamten Ablauf übernimmt. Pakete von Lieferanten treffen an der Adresse des Lagers in China ein, jedes einzelne wird erfasst, die Waren werden gezählt und geprüft, und etwaige Umverpackungen oder Zusammenfassungen erfolgen, bevor die einzelne internationale Sendung versandt wird. Der schrittweise Ablauf der Nutzung des Lagers, von der Angabe der Adresse bis zum endgültigen Versand, wird in unserem Leitfaden zur Nutzung eines Lagers in Guangzhou, und der Scheck befindet sich zwischen Wareneingang und Versand.
Auf diese Weise entstehen durch die Kontrolle keine nennenswerten zusätzlichen Logistikkosten, da sich die Waren bereits im Lager befinden und auf die Zusammenführung warten. Die Kontrolle erfolgt einfach, während sie dort liegen.
Wenn sich die Inspektionsgebühr eindeutig lohnt
Inspektionen kosten Geld, daher sollten sie nur dort durchgeführt werden, wo das Risiko dies rechtfertigt. In vier Situationen sind sie eindeutig sinnvoll:
- Ein neuer Lieferant. Bei der ersten Bestellung kommt es zu Unstimmigkeiten, da Sie die Produktionscharge noch nicht gesehen haben. Überprüfen Sie dies bitte.
- Hochwertige Waren. Wenn der Produktwert die Prüfkosten bei weitem übersteigt, kostet selbst eine geringe Fehlerquote mehr als die Prüfung selbst.
- Große oder zerbrechliche Sendungen. Bei größeren Bestellungen verteilt sich die Prüfgebühr auf eine größere Stückzahl, und bei zerbrechlichen Waren sind Schadensprüfungen besonders wertvoll.
- Aufträge mit einer festen Frist. Wird ein Mangel erst nach dem Versand festgestellt, bedeutet das eine Verzögerung, die Sie sich nicht leisten können. Wird er hingegen im Lager entdeckt, kann er behoben werden, bevor Kosten für den Transport anfallen.
Bei einer kleinen – ich wiederhole: geringwertigen – Bestellung bei einem vertrauenswürdigen Lieferanten macht sich die Überprüfung möglicherweise nicht bezahlt. Bei einer Erstbestellung bei einem Unbekannten ist dies jedoch fast immer der Fall.
Ein Hinweis für Lieferanten: Qualitätskontrollen sind nicht nur für Käufer von Bedeutung. Für Sie legen sie einen klaren Abnahmestandard fest, bevor die Waren China verlassen, wodurch Streitigkeiten nach dem Versand und ungerechtfertigte Rückbuchungen vermieden werden. Werden im Lager Mängel festgestellt, können Sie diese vor Ort kostengünstig beheben oder neu verpacken – was weitaus günstiger ist als die Abwicklung von Rücksendungen aus dem Ausland. Die proaktive Unterstützung der Warenprüfung signalisiert zudem Zuverlässigkeit und hilft Ihnen dabei, Folgeaufträge von vorsichtigen Importeuren zu gewinnen. Es ist ein kleiner Schritt, der beide Seiten schützt.
Prüfung und Neuverpackung: Probleme beheben, bevor die Ware versandt wird
Bei der Überprüfung wird auch entschieden, ob eine Umpackung erforderlich ist. Sind die Waren in instabilen oder übergroßen Kartons angekommen, kann das Lager sie in einen kompakteren, stabileren Karton umpacken, der die Waren schützt und das Volumengewicht auf der internationalen Transportstrecke reduziert. Unser Leitfaden zum Umpack-Service in China erläutert, wie sich durch das Umpacken die Frachtkosten senken lassen; die Überprüfung zeigt Ihnen, ob sich das Umpacken lohnt. Bei Waren, die besonderer Sorgfalt bedürfen, werden diese beiden Dienstleistungen zu einer einzigen, sorgfältig vorbereiteten Sendung kombiniert – statt zu einem Karton voller Überraschungen.
Wenn die Bestellung von einem Lager- und Speditionsmitarbeiter, da die Überprüfung Teil derselben Übergabe ist, meldet der Makler das Ergebnis der Überprüfung, bevor die Ware abtransportiert wird.
Häufig gestellte Fragen
Was umfasst eine Qualitätsprüfung in China?
Menge im Vergleich zur Bestellung, Aussehen und Verarbeitung, Funktionsprüfung an einem prozentualen Anteil der Einheiten sowie Verpackungszustand. Sie erhalten einen Fotobericht darüber, was geprüft wurde und welche Artikel den Anforderungen entsprachen bzw. nicht entsprachen.
Wie viel von meiner Bestellung wird geprüft?
Die Stückzahl wird in der Regel vollständig gezählt. Die Funktionsfähigkeit wird anhand einer Stichprobe geprüft, die häufig aus 5 bis 101 TP3T Einheiten besteht, wobei die Ergebnisse auf die gesamte Charge hochgerechnet werden. Bei neuen Lieferanten und hochwertigen Waren erfolgt eine strengere Stichprobenprüfung.
Lohnt sich die Gebühr für eine Qualitätsprüfung?
Bei einer Erstbestellung bei einem neuen Lieferanten, bei hochwertigen Waren oder bei zerbrechlichen Artikeln lohnt es sich fast immer, da so Probleme erkannt werden, bevor Kosten für den Transport entstehen. Bei kleinen Nachbestellungen bei bewährten Lieferanten macht es sich möglicherweise nicht bezahlt.
Was passiert, wenn bei der Prüfung Mängel festgestellt werden?
Sie erhalten den Bericht, bevor die Ware versandt wird, sodass Sie entscheiden können: die Charge zurückweisen, den Lieferanten um Ersatz bitten oder die Ware mit einem Preisnachlass annehmen. Die Ware verbleibt im Lager, bis die Entscheidung getroffen ist.
Kann die Prüfung mit dem Umpacken kombiniert werden?
Ja. Die Prüfung erfolgt, während die Waren auf die Zusammenführung warten, und dasselbe Lager kann beschädigte oder übergroße Kartons neu verpacken, wodurch die Waren geschützt werden und die Frachtkosten aufgrund des Volumens gesenkt werden.